Cơ quan Nhà nước gửi văn bản điện tử thì không gửi văn bản giấy
30/7/2018, 8:28 (GMT+7)

Việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính được Thủ tướng Chính phủ quy định tại Quyết định 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/07/2018. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 06 tháng 9 năm 2018.

Quyết định này nhấn mạnh một số nguyên tắc gửi, nhận văn bản điện tử trong cơ quan Nhà nước như sau:

- Tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước phải được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành, trừ khi bên gửi và bên nhận chưa đáp ứng yêu cầu về hạ tầng công nghệ.

- Các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước không phát hành văn bản giấy đến bên nhận khi đã gửi văn bản điện tử, trừ văn bản gửi Chính phủ, Thủ tướng; văn bản theo Danh mục do người đứng đầu bộ, ngành, địa phương quyết định.

- Bên nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử, nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối.

Yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử là văn bản điện tử phải được bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ. Đáng chú ý là, văn bản điện tử phải được gửi ngay trong ngày văn bản đó ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có). Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại khẩn phải được đặt ở chế độ ưu tiên ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau khi đã ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận. Văn bản điện tử phải được theo dõi, cập nhật tự động trạng thái gửi, nhận, xử lý trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành và phải bảo đảm yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của Bộ Nội vụ, về định dạng theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông; bảo đảm các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin và giải pháp kết nối, liên thông hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Văn bản điện tử sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ký ban hành, ký số theo quy định của pháp luật và gửi đến Bên nhận thông qua các hệ thống quản lý văn bản và điều hành được kết nối, liên thông với nhau. Bên gửi có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, bảo đảm văn bản điện tử được gửi đến đúng Bên nhận. Trường hợp thu hồi văn bản điện tử, Bên gửi phải thông báo trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành cho Bên nhận biết để xử lý văn bản điện tử được thu hồi.

Trước khi tiếp nhận, Bên nhận phải kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn, tính xác thực của văn bản điện tử và tiến hành tiếp nhận trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Trường hợp không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử, Bên nhận phải kịp thời phản hồi thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành để Bên gửi biết, xử lý theo quy định.

Sau khi tiếp nhận, Bên nhận xử lý và phản hồi trạng thái xử lý văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Trường hợp nhận được thông báo thu hồi văn bản điện tử, Bên nhận có trách nhiệm hủy bỏ văn bản điện tử được thu hồi đó trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành, đồng thời thông báo việc đã xử lý văn bản điện tử được thu hồi thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành để Bên gửi biết.

Văn phòng Chính phủ phối hợp với các bộ, ngành, địa phương đáp ứng yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử theo Quyết định này tổ chức kết nối, liên thông hệ thống quản lý văn bản và điều hành với Trục liên thông văn bản quốc gia và thực hiện thí điểm gửi, nhận văn bản điện tử theo quy định tại Quyết định này hoàn thành trước ngày 31 tháng 12 năm 2018, áp dụng chính thức kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2019.

Đối với các bộ, ngành, địa phương còn lại thực hiện kết nối, liên thông hệ thống quản lý văn bản và điều hành với Trục liên thông văn bản quốc gia, bảo đảm hoàn thành việc kết nối, liên thông, gửi, nhận văn bản điện tử theo quy định tại Quyết định này trước ngày 30 tháng 6 năm 2019.

Các bộ, ngành, địa phương chưa hoàn thành việc kết nối, liên thông văn bản điện tử nội bộ có trách nhiệm in văn bản điện tử được ký số từ hệ thống quản lý văn bản và điều hành, đóng dấu đến để xử lý như văn bản giấy theo quy định; hoàn thành kết nối, liên thông văn bản điện tử nội bộ, thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử theo quy định tại Quyết định này trước ngày 30 tháng 6 năm 2020.

Đối với Bộ Quốc phòng thực hiện kết nối, liên thông hệ thống quản lý văn bản và điều hành với Trục liên thông văn bản quốc gia tại một đầu mối (không kết nối, liên thông nội bộ) theo lộ trình quy định./.

Trần Thanh

Các tin khác