Trong những năm gần đây, số lượng các vụ cháy, nổ và bão, lũ trên địa bàn tỉnh Hậu Giang có chiều hướng gia tăng, nhiều vụ cháy xảy ra liên quan đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho thấy các nguyên nhân gây cháy chủ yếu: do sơ xuất; sự cố khi sử dụng lửa, xăng dầu, điện và thiết bị điện; do điều kiện phòng, kho bảo quản hồ sơ, tài liệu chưa tuân thủ triệt để các quy định của pháp luật về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và nhiều trận bão, lũ xảy ra gây tổn thất đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ do không thực hiện tốt công tác phòng chống lụt bão (PCLB) theo chỉ đạo của Ban PCLB Trung ương.
Để chủ động phòng ngừa, hạn chế các vụ cháy, nổ và tránh xảy ra các thiệt hại do cháy, nổ gây ra đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Hậu Giang cần triển khai thực hiện một số công việc sau:
- Trên cơ sở phương án PCCC và PCLB chung của các cơ quan, tổ chức đã xây dựng, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cần chỉ đạo xây dựng phương án riêng đối với các phòng, kho bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; kịp thời xây dựng, bổ sung nội quy PCCC và PCLB của kho lưu trữ;
- Thường xuyên tuyên truyền, phổ biến cho công chức, viên chức trong cơ quan thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về PCCC, đặc biệt đối với công chức, viên chức và những người trực tiếp làm công việc liên quan tới hồ sơ, tài liệu;
- Định kỳ tổ chức tập huấn, thực hành về PCCC;
- Thực hiện đúng chế độ nộp lưu và bảo quản tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước, tránh để hồ sơ, tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức;
- Đầu tư kinh phí xây dựng mới, cải tạo nâng cấp kho tàng theo đúng yêu cầu và các thông số kỹ thuật quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
- Kịp thời báo cáo về Sở Nội vụ về các vụ cháy xảy ra gây thiệt hại tới hồ sơ, tài liệu để Sở Nội vụ chỉ đạo các biện pháp khắc phục đối với hồ sơ, tài liệu bị cháy./.
B.P (P.QLVTLT)
Đính kèm: Công văn